仕事

仕事 Excelだけでできる、崩れない業務管理

投稿日:2019年3月25日 更新日:

社会人の多くは、業務をたくさん抱えてしまい、管理に悩んだ経験があると思います。
上に相談しようとしても、項目が多すぎて何がどうなっているか説明しづらい、とかも。
そういう場面での解決方法の一例をご紹介します。
1、まずは仕事を紙に書いて洗い出す
必ずしも紙でなくて良いですが、以下のような感じで手持ちを書き出していってください。
c3d63ef08bea9b676449c27e574360da.png
2、「3つまたは4つ」ぐらいに分類分けしてみる
cfebb5d07efbee2290c9779a2bcba066.png
3、それぞれの日程を整理する
3bf12bfb47a686c907fcab6620a715fc.png
4、進捗状況を書き出す
558fa51a021bf416c75ed91b3a7db51b.png
5、中分類ごとに対処方法を考える
197c016858e2e3e0d4c37388872477b4.png
6、他の人に見せる場合を考え、余分な行を削る
80fbfc86fedc040537bdb8ccf8015eec.png
または、慣れている場合は以下まで簡略化してもいいかも
b597c003d0212ff19fe02fc2f23baf39.png
※注意点
たくさん抽出した業務をステップ2でグルーピングする時は、業務は1分類につき7項目以下にしてください。また、ステップ2の中分類が7つ以上に増えたら、更に大分類を作ったほうがいいです。
理由・・・人は箇条書きなどでリストアップされている内容を見る時、把握できる個数は7つが限界なため。
補足・・・大ククリな「1つ」の業務をアバウトに任された場合は、以下のように対処可能です。

  • 「ステップ2」のように3つか4つ程度へ分類する
  • 「ステップ1」のように、各分類ごとに7つ以下の工程へ細分化する

こうすれば、大ククリな所からスタートしても、最終的な管理表は同等のものになります。
キーワード「業務管理」「タスク管理」「Excel」

-仕事

執筆者: