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仕事 「5W1H」を使われるとイライラが増す原因を考察

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新社会人、または今働いている人へ。
仕事をしていく上で、「5W1H」という言葉を聞くことがあると思います。
いきなりですが、一例を載せます。
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ちょっとはみ出しちゃいましたね。
私は、この5W1H、本当に分かりやすいか疑問を感じてます。

8月10日午後3時に株式会社▲▲▲本社の会議室にて、株式会社アーティスの営業がホームページ更新方法の説明を行います。操作方法が理解しやすいように、実際のシステムを用いて実演します。

これ、口頭で言われた時に分かりやすいでしょうか?あるいはメールで回ってきた時どうなんでしょう。
情報に漏れがないとは思いますが。
もしこのような案内または報告を行うことがあれば、以下のようにメールで送付してください。
口頭で説明する際も、以下を読み上げるような形のほうが伝わりやすいのではないかと思います。

案内「ホームページ更新方法の説明会」
日時:8月10日 午後3時
場所:株式会社▲▲▲本社の会議室
目的:操作方法を理解してもらう
株式会社アーティスの営業担当にお越し頂きます。
実際のシステムを用いて実演して頂けるとのことです。

私が意識したことは下記の通りです。

  • 「いつ、どこで」という情報に見出しやタグをつける(日時: 場所:)
  • 最低限必要な情報、重要な情報を先に持ってくる(例では題目と「いつ」「どこでやるか」が必要と判断)
  • あまり重要or必要でない情報は、あとの方で補足するなどして差別化する。もしくはカットする。

5W1Hを闇雲に使うと、重要な情報とそうでない情報が混在し、長ったらしい連絡にもなりえます。
相手に与える不快感はソコソコ高いため、箇条書きにするとか、重要なことだけタグ付けするだとか、工夫してください。
また情報量が多い場合、口頭だけでなくメールでも伝えたほうが、より確実であり好印象となります。
5W1Hは情報量が多くごちゃごちゃしているので、うまくまとめたり、情報を削らないと伝わらないです。

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